ortal
כותבים את ספר ניהול הידע בישראל
בימים אלו נפתח WIKI שמטרתו כתיבת ספר ניהול הידע בישראל
אנו מזמינים אתכם לקחת חלק ביצירה המשותפת
אנחנו כבר שם! ואתם?
נדחה כנס ניהול הידע 2010
כנס ניהול הידע השנתי נדחה ל- 4/10/2010
הכנס עתיד לעסוק במימוש כלי web 2.0 בתוך הארגון
נתראה שם....
פוסט חדש
בכל מקצוע ישנו מרכיב של אתיקה מקצועית
בפוסט הבא ישנה הצעה לקוד אתי לעוסקים בתחום ניהול הידע
נשמח אם תוסיפו משלכם
דרוש מידען
ל"אורטל ניהול ידע" דרוש מידען המתמחה בתחומי מדעי החיים והמדעים המדויקים
שלחו פרטים באמצעות טופס יצירת קשר
על ניהול ידע והדרכה
במאמר הבא מוצגת השוואה בין תחום ניהול הידע לתחום ההדרכה
הדרכה וניהול הידע שניהם ביטויים שונים ומשלימים לתהליכי הלמידה בארגון. מטרת העל משותפת לשניהם ועוסקת בהעברת ידע ובהתפתחות המקצועית של הפרט, הצוות והארגון כולו. השונות בין התחומים באה לידי ביטוי במטרות המשנה, בכלים ובדפוס היחסים בין בעלי הידע לצרכני הידע.
נעמוד על כמה הבדלים מהותיים בין התחומים:
התכלית
- הדרכה – לרוב להדרכה מטרות מוגדרות מראש הנתמכות בתכנים ובמתודות שתפקידם לסייע בהשגתן. המטרות תחומות למסגרת הדרכתית כלשהי: קורס השתלמות וכד'. בתום פעילות ההדרכה, או מעט אחריה, ניתן לבחון את מידת השגת המטרות בקרב אוכלוסיית היעד. לרוב מדובר בהקניית ידע ומיומנויות הניתנות למדידה.
- ניהול הידע – לרוב המטרות של ניהול הידע הן ברמת הארגון או תת יחידה בארגון ופחות ברמת פרט כזה או אחר. המטרות מתייחסות ליכולת של הארגון להגיב בזריזות ובאפקטיביות למציאות משתנה, לספק את המידע הדרוש לעובד לצורך ביצוע משימותיו, העברה של ידע ושימורו לאורך זמן וכד'. קשה לבחון את מידת השגת המטרות בתקופה קצרה ותחומה בזמן, מדובר לרוב על תהליך הכרוך בשינויים ארגונים בתהליכי העבודה ובתרבות הארגונית.
המקום והזמן
- הדרכה – תהליכי הלמידה לרוב מתקיימים בזמן ובמקום פיזי מוגדר. להדרכה מסגרת זמנים בה היא מתחילה ומסתימת והיא מוגדרת מראש. הידע מועבר לאותם עובדים אשר נכחו פיזית בפעילות ההדרכתית, וישנו קושי להעביר את הידע לעובדים נוספים אשר לא נכחו בה. ההדרכה מנותקת, בד"כ, מסביבת העבודה היומיומית של העובד. ההדרכה מוציאה את העובד מסביבת העבודה שלו לצורך הכשרה ומחזירה אותו לאחר מכן למימוש הלמידה.
- ניהול הידע – תהליך צריכת המידע מתקיים בכל מקום ובכל זמן. שימוש והעברה של מידע וידע מתקיימים בכל מפגש בין אנשים, בכל אינטראקציה של עובד עם מסמך מקצועי, ספר או פריט מידע המצוי באתר הארגוני או ברשת האינטרנט. הידע נוצר ומועבר ללא תלות בזמן ובמקום פיזי, ולכן לרוב מתקיימת במקום העבודה ותוך כדי ביצועה.
אחריות ומוטיבציה ללמידה
- הדרכה – האחריות על תוצרי ההדרכה מוטלת לרוב על כתפי המדריך. בדרך כלל בתום ההדרכה מתקיים תהליך משוב והפקת לקחים. האחריות על ההישגים ועל מתן ההסבר לפער בהם, היא של צוות ההדרכה אשר תכנן והעביר את התכנית. לרוב לא נשמע לקח המכוון לאחריות של הלומדים על אי ההצלחה של הקורס או ההשתלמות. המוטיבציה ללמידה איננה עקבית, ישנם עובדים הרואים בהכשרה מרכיב הכרחי התורם להתפתחות המקצועית שלהם ומאידך ישנם עובדים אשר רואים בכך עול.
- ניהול הידע – המוטיבציה ללמידה מוטלת על העובד עצמו. תהליך האיתור והשימוש בידע הוא תהליך לרוב וולונטארי הנובע מפער במידע כלשהו שהעובד עצמו מעוניין להשלים על מנת לבצע פעולה קונקרטית. על כן מרבית האחריות ללמידה מוטלת על המוטיבציה והאוריינות של העובד לאיתור המידע והשימוש בו. אך, אין הדבר מסיר אחריות ממנהל הידע הארגוני ומומחי התוכן השונים להגביר את המודעות לגבי מקורות המידע, הנגשתם באופן שיקל על העובד לאתר אותם וכמובן לסייע בהטמעה של הידע בתהליכי העבודה. בהקשר זה האחריות היא ברמה הארגונית ולא באופן ישיר למול קבוצת לומדים ספציפית, בשונה מההדרכה.
מבנה היחסים בארגון
- הדרכה – ההדרכה מבטאת את דפוס היחסים הרשמי והמבנה הארגוני הפורמאלי של הארגון. המדריך לרוב הוא בעל הידע והלומדים חסרים אותו. תהליך ההדרכה המסורתי הוא תהליך בו בעל סמכות מעביר מידיעותיו לכפופים לו מבחינה ניהולית או מקצועית.
- ניהול ידע – מהווה אנטיתזה למבנה הארגוני. בבסיס העקרונות של ניהול הידע נמצאת ההבנה כי כל עובד הוא בעל ידע הרלוונטי לצרכיו של עובד אחר ולהפך. בעידן בו מרבית העובדים הם "עובדי ידע" למנהל לרוב אין יתרון מקצועי על עובדיו בתחומם, ועל כן כל עובד הוא גם צרכן מידע (לומד) וגם ספק מידע (מלמד) לעמיתיו, כפיפיו ומנהליו.
כלים ושיטות
- הדרכה – עושה שימוש בשיטות הדרכה המבטאות את כל העקרונות שלעיל בהם הידע סגור וארוז ומוגש באמצעות: הרצאות פרונטאליות, סימולציות, דיונים, תרגול וקבלת משוב וכד'.
- ניהול ידע – עושה שימוש בכלים המאפשרים שינוי והתאמה של הידע באופן שוטף, ביחס לקהלי יעד שונים באמצעות: דיונים פרונטאליים, תהליכי הפקת לקחים, שימוש במערכות מידע לניתוח הנתונים והפקת תובנות, תיעוד והבניה של ידע, אתרים פנים וחוץ ארגוניים המאפשרים החצנה ונגישות למידע וכד'.
ארגון החומר והבניית הידע
- הדרכה – הידע הנלמד מאורגן על פי עקרונות ההדרכה והלמידה, הידע מובנה ביחס למטרות ההדרכה הנגזרות לרוב ממצב האמת של בעל התפקיד.
- ניהול ידע – הידע מאורגן בהתאם לצרכני המידע, מאפייני השימוש וצורכי המידע שלהם. המידע מאורגן כך שיהיה פשוט למוצאו ולעשות בו שימוש, סוגי המידע מטופלים באופן שונה המתאים למאפייניהם.
חשיבותה של הכתיבה
פוסט העוסק בחשיבותה של הכתיבה בתהליך ניהול הידע בארגוני
עקרונות לבניית עץ ידע
במאמר הבא תוכלו ללמוד על העקרונות המרכזיים לבניית עצי ידע ארגוניים
המידע בארגון גדל בכל רגע נתון ביחס הפוך לזמן שיש לעובדים ולמנהלים להשקיע בקטלוג ובחיפוש המידע. המידע מתועד במגוון של מקורות: קלסרים, תיקיות רשת משותפות, שולחן העבודה הפיזי והדיגיטאלי, על מנת להקל את תהליך התיעוד והאחזור של המידע עלינו לארגן את עצי הידע הארגוניים באופן קליט ופשוט.
המדד המשמעותי ביותר לארגון נכון של מידע הוא האם אנשים מסוגלים לאחזר אותו בזמן קצר והאם תוצאות החיפוש מציפות פריטים רלוונטיים.
על מנת לארגן את המידע הדיגיטאלי שלכם בצורה מיטבית יש להקפיד לפחות על ארבעת העקרונות שלהלן, בין אם מדובר בעץ ידע בפורטל הארגוני ובין אם אתם מארגנים את תיקיית המסמכים שלכם.
יש להקפיד על ארבעה עקרונות בסיסיים:
הטקסונומיה הארגונית
יש להגדיר את מבנה התכנים בארגון, כך שישקפו את תחומי הליבה והשפה הארגונית ויאפשרו התמצאות ויכולת אחזור גבוהה של התכנים. את כותרות התיקיות ניתן להגדיר במספר אופנים שונים:
- נושאים- בהתאם לנושאים המרכזיים בהם עוסק הארגון. לדוגמא: ארגון העוסק בתחום הביטוח יבנה תיקיות על פי נושאי הביטוח השונים; ביטוח אלמנטרי, ביטוח בריאות וכד'.
- תהליכים- הרמה הראשונה תפרט את התהליכים המרכזיים המתבצעים בארגון, לדוגמא: "ניהול תקציב" "ניהול כוח אדם" וכד'. תיקיות המשנה יכילו את מרכיבי התהליך. לדוגמא בניהול כוח אדם, "איתור ומיון עובדים", "הכשרת עובדים" וכד'.
- סוגי המידע- ארגון המידע בהתאם למאפיינים שלהם, לדוגמא: תיקיית "טפסים", "נהלים", "דוחות" וכד'.
אין שיטה אחת המתאימה לכל ארגון, או אפילו שיטה אחת המתאימה לכל יחידה בתוך הארגון. כל שיטה שתעמוד בכללים של אחזור פשוט ומהיר של מידע, ואשר משקפת את המידע בו עוסק הארגון מתאימה.
אורך העץ
כמות התיקיות המומלצת בכל רמה נעה בין 5-9 תיקיות. ניתן להרחיב, אך יש לזכור כי ריבוי נושאים/תיקיות מייצר עומס וחוסר מיקוד של נושאי הליבה בהם אתם עוסקים.
עומק העץ
ההיררכיה של התיקיות לא צריכה לעלות על 3 רמות עומק. כלומר שאין צורך ביותר משלושה "קליקים" כדי להגיע לפרטי המידע.
עקביות
יש להקפיד על עקביות בבניית התיקיות על מנת להגביר את ההתמצאות של בעלי תפקידים שונים במגוון תחומים.
את העקרונות הנ"ל ניתן ליישם בכל כלי בו אתם מארגנים מידע דוגמת: תוכנת הדואר הארגונית, מאגר מסמכים משותף וכד'.