המידע בארגון גדל בכל רגע נתון ביחס הפוך לזמן שיש לעובדים ולמנהלים להשקיע בקטלוג ובחיפוש המידע. המידע מתועד במגוון של מקורות: קלסרים, תיקיות רשת משותפות, שולחן העבודה הפיזי והדיגיטאלי, על מנת להקל את תהליך התיעוד והאחזור של המידע עלינו לארגן את עצי הידע הארגוניים באופן קליט ופשוט.

המדד המשמעותי ביותר לארגון נכון של מידע הוא האם אנשים מסוגלים לאחזר אותו בזמן קצר והאם תוצאות החיפוש מציפות פריטים רלוונטיים.

על מנת לארגן את המידע הדיגיטאלי שלכם בצורה מיטבית יש להקפיד לפחות על ארבעת העקרונות שלהלן, בין אם מדובר בעץ ידע בפורטל הארגוני ובין אם אתם מארגנים את תיקיית המסמכים שלכם.

יש להקפיד על ארבעה עקרונות בסיסיים:

הטקסונומיה הארגונית

יש להגדיר את מבנה התכנים בארגון, כך שישקפו את תחומי הליבה והשפה הארגונית ויאפשרו התמצאות ויכולת אחזור גבוהה של התכנים. את כותרות התיקיות ניתן להגדיר במספר אופנים שונים:

• נושאים- בהתאם לנושאים המרכזיים בהם עוסק הארגון. לדוגמא: ארגון העוסק בתחום הביטוח יבנה תיקיות על פי נושאי הביטוח השונים; ביטוח אלמנטרי, ביטוח בריאות וכד'.
• תהליכים- הרמה הראשונה תפרט את התהליכים המרכזיים המתבצעים בארגון, לדוגמא: "ניהול תקציב" "ניהול כוח אדם" וכד'. תיקיות המשנה יכילו את מרכיבי התהליך. לדוגמא בניהול כוח אדם, "איתור ומיון עובדים", "הכשרת עובדים" וכד'.
• סוגי המידע- ארגון המידע בהתאם למאפיינים שלהם, לדוגמא: תיקיית "טפסים", "נהלים", "דוחות" וכד'.

אין שיטה אחת המתאימה לכל ארגון, או אפילו שיטה אחת המתאימה לכל יחידה בתוך הארגון. כל שיטה שתעמוד בכללים של אחזור פשוט ומהיר של מידע, ואשר משקפת את המידע בו עוסק הארגון מתאימה.

אורך העץ

כמות התיקיות המומלצת בכל רמה נעה בין 5-9 תיקיות. ניתן להרחיב, אך יש לזכור כי ריבוי נושאים/תיקיות מייצר עומס וחוסר מיקוד של נושאי הליבה בהם אתם עוסקים.

עומק העץ

ההיררכיה של התיקיות לא צריכה לעלות על 3 רמות עומק. כלומר שאין צורך ביותר משלושה "קליקים" כדי להגיע לפרטי המידע.

עקביות

יש להקפיד על עקביות בבניית התיקיות על מנת להגביר את ההתמצאות של בעלי תפקידים שונים במגוון תחומים.

את העקרונות הנ"ל ניתן ליישם בכל כלי בו אתם מארגנים מידע דוגמת: תוכנת הדואר הארגונית, מאגר מסמכים משותף וכד'.

במאמר זה, לא אטפל בסוגיית המוטיבציה ללמידה, שכן היא סובייקטיבית מאד ומשתנה מאדם לאדם, ומושפעת מהסיטואציות השונות בהם מצוי האדם במהלך חייו ומגורמים רבים נוספים. במאמר זה אעסוק ברמת המודעות לקיומם של פערי ידע, ומשמעותם לגבי תהליך הלמידה.

• עובד המצוי בשלב א', הוא עובד שיכול לתרום מהידע שלו ולתעדו, באופן שיהפוך להיות נכס ארגוני הנגיש לכל עובד.
• עובד המצוי בשלב ב', הוא עובד שבאמצעות נגישות למידע וידע, יוכל להשלים את הפערים המקצועיים, בעזרת קורסים, חניכה, קריאה של מסמכים וכן הלאה.
• עובד המצוי בשלב ג', הוא עובד שאינו בקיא בתחומי המומחיות שלו, אך מבצעם בפועל. ישנו קושי לאתר ולשמר את הידע שלו בארגון; הידע הוא סמוי ולא מובנה ומשרת את העובד בלבד. על הארגון לנסות להגביר את המודעות של העובד באמצעות תצפיות, חניכה שלו עובדים חדשים וכן הלאה, על מנת שגם הוא וגם הארגון יכירו את יכולותיו, במטרה להעבירו לרמת לשלב ב'.
• עובד המצוי בשלב ד', הוא עובד אשר חסר בידע מסוים, ואינו יודע שהוא חסר אותו. מצב זה הוא מצב של חשיכה. חוסר המודעות מקשה על העובד להתפתח מקצועית ולרכוש ידע רלוונטי נוסף. ההתמודדות עם אתגר זה, היא על ידי הגדרה של המידע והמיומנויות הדרושות בתפקיד או בתחום מסוים והצגתם לעובדים. יש לאפשר לעובד לבחון את עצמו או לקיים תבחינים ארגוניים (מבחנים, צמתי הערכה שנתיים, תצפיות וכן הלאה), בכדי למצוא את האזורים שבהם יש לחזק את העובד. פעולות אלו יעבירו את העובד והארגון למצב ב'.

כפי שנכתב, המיומנות והבקיאות שלנו הן דבר דינאמי ולכן כל אחד יכול למצוא עצמו בכל אחד מהמצבים הנ"ל, בתחומים שונים ועל פני לוח זמנים שונה. האתגר המרכזי של הארגון, הוא לאפשר לכמה שיותר עובדים לעבור ממצב של חוסר מודעות למצב של מודעות. בחינת רמת המודעות של העובדים לגבי קיום הידע בתחומים בהם הם פועלים, מסייעות לארגון ולעובד, להגדיר את פערי הידע ואת הדרכים להשלימם.