המידע בארגון גדל בכל רגע נתון ביחס הפוך לזמן שיש לעובדים ולמנהלים להשקיע בקטלוג ובחיפוש המידע. המידע מתועד במגוון של מקורות: קלסרים, תיקיות רשת משותפות, שולחן העבודה הפיזי והדיגיטאלי, על מנת להקל את תהליך התיעוד והאחזור של המידע עלינו לארגן את עצי הידע הארגוניים באופן קליט ופשוט.
המדד המשמעותי ביותר לארגון נכון של מידע הוא האם אנשים מסוגלים לאחזר אותו בזמן קצר והאם תוצאות החיפוש מציפות פריטים רלוונטיים.
על מנת לארגן את המידע הדיגיטאלי שלכם בצורה מיטבית יש להקפיד לפחות על ארבעת העקרונות שלהלן, בין אם מדובר בעץ ידע בפורטל הארגוני ובין אם אתם מארגנים את תיקיית המסמכים שלכם.
יש להגדיר את מבנה התכנים בארגון, כך שישקפו את תחומי הליבה והשפה הארגונית ויאפשרו התמצאות ויכולת אחזור גבוהה של התכנים. את כותרות התיקיות ניתן להגדיר במספר אופנים שונים:
אין שיטה אחת המתאימה לכל ארגון, או אפילו שיטה אחת המתאימה לכל יחידה בתוך הארגון. כל שיטה שתעמוד בכללים של אחזור פשוט ומהיר של מידע, ואשר משקפת את המידע בו עוסק הארגון מתאימה.
כמות התיקיות המומלצת בכל רמה נעה בין 5-9 תיקיות. ניתן להרחיב, אך יש לזכור כי ריבוי נושאים/תיקיות מייצר עומס וחוסר מיקוד של נושאי הליבה בהם אתם עוסקים.
ההיררכיה של התיקיות לא צריכה לעלות על 3 רמות עומק. כלומר שאין צורך ביותר משלושה "קליקים" כדי להגיע לפרטי המידע.
יש להקפיד על עקביות בבניית התיקיות על מנת להגביר את ההתמצאות של בעלי תפקידים שונים במגוון תחומים.
את העקרונות הנ"ל ניתן ליישם בכל כלי בו אתם מארגנים מידע דוגמת: תוכנת הדואר הארגונית, מאגר מסמכים משותף וכד'.