קורס ניהול ידע

ב- 2/11 נפתח קורס למנהלי ידע במגזר השלישי בהובלה של "אורטל ניהול ידע" 

מאמר חדש

המאמר עוסק בדילמות ובאתגרים המאפיינים את תפקידו של מנהל הידע

מאמר חדש

המאמר המגדיר את יעוד התפקיד ושותפי התפקיד של מנהל הידע

דילמות בתפקיד

 1. ריכוז למול ביזור

האם מנהל הידע ואנשיו מנהלים את המידע הארגוני בפלטפורמות השונות (טכנולוגיות ושאינן טכנולוגיות) באופן בלעדי וריכוזי או מבזרים את הניהול לדרגים שונים בארגון?

היתרונות בריכוז עבודת מנהלת הידע הם: שליטה ובקרה, שמירה על סטנדרטים אחידים, ראייה חוצת ארגון וכד'

 החסרונות המרכזיים בריכוז עבודת מנהלת הידע הם: המידע והידע הארגוני נמצאים בכל מקום ואינם מרוכזים אצל מנהלת הידע והעיסוק באיתור ארגון והפצת המידע קשה ואף בלתי אפשרי, התנהלות ריכוזית לאורך זמן עומדת בניגוד לתפיסה הערכית של ניהול ידע בה כל אדם הוא מנהל ידע. 

 2. שימור מול פיתוח

באיזו מידה להשקיע בפיתוח ואיתור ידע חדש לעומת תהליכי תיעוד ומיסוד של מידע?

הרבה מאד ארגונים נושאים את דגל החדשנות ומשקיעים בפיתוח של ידע חדש משאבים רבים, אך נוטים להזניח את תהליכי התיעוד והנגשת המידע הקיים בארגון. תחום החדשנות נתפס כנוצץ יותר אך לעיתים דווקא השימוש החוזר במידע קיים יכולים להביא ליתרון וערך ממשי לארגון. לדוגמא: שימוש חוזר בלקח שהופק בארגון.

 3. ערכו של המידע

מתי יש תוקף למידע והוא בעל ערך ממשי לארגון ומתי ניתן להגדיר מידע כ"פג תוקף"?

ארגונים רבים נוטים לעסוק בשימור וניהול מסמכים מתוך חשיבה שתיעוד נכון של כלל המסמכים בארגון ושמירה שלהם תאפשר לאנשים נגישות גבוהה למידע. עקרון מוביל בתחום ניהול הידע הוא  כי עומס מידע כמוהו כחוסר מידע. על כן על מנהל הידע לסייע לארגון להגדיר מהם תחומי הליבה ומהו המידע שתיעוד ושימור שלו יתנו ערך ממשי לעובדים.

4. מומחיותו של מנהל הידע

האם מנהל הידע הוא מומחה תוכן או מומחה לתהליך?

שאלה זו נדונה במאמר הבא

5. טרנדיות מול מסורתיות

באיזו מידע על מנהל הידע לאמץ טרנדים וטכנולוגיות חדשות בתחום?

הטכנולוגיה מתפתחת ומשתנה באופן תדיר, טרנדים רבים נוצרים חלקם נעלמים חלקם נשארים. על מנת הידע לבחון את הכלים והטכנולוגיות לתמיכה בתהליכי ניהול ידע אך ורק דרך הצרכים והמאפיינים הארגוניים. מנהלים רבים מעוניינים להיות חלק מהטרנד הנוכחי ולכן דוחפים לאימוץ טכנולוגיות חדשות מבלי לקחת בחשבון את השפעתה על העובדים בארגון, שינוי דפוסי העבודה וכד'.

אתגרים בתפקיד

1. רתימת הנהלת הארגון להובלת מדיניות כל ארגונית בתחום ניהול הידע והקצאת משאבים למימושה.
2. ניהול השינוי הארגוני והנעת העובדים לאימוץ התרבות ותהליכים של ניהול הידע.
3. נדרשת שליטה של מנהל הידע בתחומי תוכן רבים – פסיכולוגיה ארגונית, ארגון ושיטות, מערכות מידע, מידענות וכד'.
4. מענה לצורכי מידע מגוונים בארגון (איזה כלי/שיטה מתאימים לאיזה צורך) וטיפול בסוגי מידע וידע שונים.
5. הערכת אפקטיביות – יש קושי בבידוד תרומת ניהול הידע לארגון והצגת החזר השקעה.

יעוד התפקיד

מנהל הידע, מוביל את המדיניות הארגונית בתחום ניהול המידע והידע, כנגזרת של יעוד הארגון ואסטרטגיית הפעולה שלו. אחראי לטיפוח תרבות ארגונית של שיתוף בידע ופיתוח החדשנות הארגונית. מוביל ושותף לאפיון, פיתוח והטמעה של מנגנוני לניהול המידע ולשיתוף בידע הארגוני הכוללים: תיעוד, שיתוף, שימוש חוזר, פיתוח של ידע חדש והטמעה שלו בתהליכי העבודה וקבלת ההחלטות בארגון. מסייע למנהלים ולעובדי הידע בארגון לייצר אינטגרציה של ידע ממגוון מקורות המידע בתוך ומחוץ לארגון, כבסיס לקבלת החלטות וביצוע משימות הליבה. מנהל הידע מבצע את תפקידו תוך שיתוף פעולה עם מגוון שותפי התפקיד שלו.

שותפי תפקיד

1. מנהלי הארגון – רתימת ההנהלה ומנהלים בדרגות השונות להובלת תהליכי ניהול ידע, ומימוש ניהול הידע כתומך באסטרטגיה הארגונית. לרוב מנהל הידע כפוף למנהל הארגון ומנהל יחידה מרכזית.
2. יועץ ארגוני – אחראי בארגון על הובלת תהליכי שינוי ופיתוח תרבות ארגונית התואמת את הנורמות והערכים הארגוניים. היועץ הארגוני הוא שותף תפקיד מרכזי של מנהל הידע בכל הקשור לניהול תהליכי השינוי בארגון וכן לטיפוח תרבות ארגונית של שיתוף בידע וחדשנות מקצועית.
3. אנשי מערכות המידע – מתמחים בפיתוח וניהול הכלים הטכנולוגיים לניהול הנתונים והמידע בארגון. שותפי תפקיד מרכזיים של מנהל הידע באפיון פתרונות טכנולוגיים והטמעתם בארגון. 
4. מפתחי ומנהלי הדרכה/ משאבי אנוש – אנשי משאבי האנוש וההדרכה עוסקים רבות במרכיבי הידע והמיומנויות של העובדים. החל מהמידע הדרוש לעובדים בשלב הכניסה לתפקיד, דרך תהליכי חניכה ועד לקידום מקצועי. ניהול הידע ותחום ההדרכה משלימים זה את זה ומאפשרים לארגון להעביר מידע ולשתף בידע במגוון ערוצים ודרכים.
5. מומחי תוכן – מספר מומחים בארגון המחזיקים ידע בעל ערך מרכזי ואחראים על ארגון המידע והפצתו על גבי פלטפורמות לניהול תוכן (לדוגמא פורטל ארגוני). מנהל הידע עובד בשיתוף פעולה עם אותם מומחים ומסייע להם בהגברת הנגישות למידע וידע מקצועי.
6. צרכני ידע/עובדים – כלל העובדים בארגון אשר צורכים מידע וידע באופן שוטף. מרבית הכלים והמנגנונים לניהול ידע מאופיינים ונבנים לאור המאפיינים והצרכים של צרכני המידע. מנהל הידע עובד עימם על מנת לוודא שתהליכי ניהול הידע נותנים מענה לצורכיהם.
7. ארגון ושיטות – אנשי הארגון והשיטות מתמחים בהבניה וטיוב של תהליכי עבודה בארגון. ניהול הידע לרוב משנה ומתערב בתהליכים קיימים, על כן מנהל הידע מקיים דיאלוג מקצועי עם אנשה או"ש להשתלבות ושינוי מיטבי של התהליכים. כמו כן, הם שותפים בתהליכי ההטמעה של מנגנוני ניהול הידע בשגרת העבודה בארגון.

מאמר חדש - ניתוח הגדרות תפקידים

לשימושכם מאמר המציג פורמט מעשי לניתוח הגדרת תפקיד

ניתוח תפקיד הוא תהליך שמטרתו להגדיר את הנדרש מבעל התפקיד במצב האמת שלו, הן מבחינת משימות הליבה והן מבחינת הכשירות הנדרשת מנושא התפקיד. התוצר המרכזי של התהליך הוא מסמך הגדרת תפקיד המכיל מספר מרכיבים המשקפים את הנדרש מהעובד בעת מילוי תפקידו.

הגדרות תפקידים מהוות אבן יסוד בניהול המשאב האנושי בארגון:

• הגדרות גבולות הסמכות והאחריות בין בעלי תפקידים
• איתור מועמדים ובניית תהליך מיון התואמים את דרישות התפקיד
• בניית תכניות כניסה לתפקיד וקליטת העובד בארגון
• בניית תכניות הדרכה שתכליתן פיתוח הכשירות המקצועית של העובדים לאורך זמן
• הערכת עובדים בהתאם למדדי ההצלחה ומשימות הליבה שהוגדרו בהגדרת התפקיד

ושימושים רבים נוספים בתחום משאבי האנוש וההדרכה בארגון

בתחום ההדרכה ישנן דרכים רבות ופורמטים שונים להגדרת תפקיד, אך מרביתם מכילים את אותם רכיבים. מאמר זה מציע פורמט פרקטי המשמש אותנו רבות בבואנו לנתח תפקידים בארגונים ולפתח הכשרות ייעודיות לתפקיד.

מבנה הגדרת תפקיד

• יעוד התפקיד – החלק המילולי הפותח את הגדרת התפקיד, ותכליתו לשקף את ליבת התפקיד. הקורא חלק זה צריך להבין מהפסקה הכתובה מה משרת התפקיד, מדוע הוא קיים בארגון ולאיזו תכלית. לרוב חלק זה משמש את העובדים בתהליך הצגת התפקיד שלהם למול עובדים אחרים בארגון ומחוצה לו.
• טבלת מרכיבי תפקיד – חלק זה בנוי בצורת טבלה בעלת 5 טורים, שתכליתה לתאר את:

1. מדדי ההצלחה – עמודה זו מתייחסת למדדים המגדירים מה נחשבת הצלחה בתפקיד. מדובר בדרך כלל על 4-7 מדדים אשר באמצעותם ניתן להגדיר לעובד מהן הציפיות ומהם הסטנדרטים הנדרשים ממנו בעבודה. מרכיב זה משמש גם להערכת עובדים.
2. תחומי הביצוע – לכל מדד הצלחה יש לפרט מהן הפעילויות/משימות אשר על העובד לבצע באופן שגרתי בתפקיד על מנת לממש את מדדי ההצלחה.  תחומי הביצוע צריכים להיות מנותקים מחודש מסוים בשנה או מאדם ספציפי הממלא את התפקיד, ולשקף את משימות הליבה של התפקיד במנותק מעונתיות ופרסונאליות. מרכיב זה משמש בדרך כלל בהבנת תכולת התפקיד המעשית וכן בבניית תרגילים במסגרת הכשרה.
3. מידע נדרש – עבור כל מדד הצלחה ותחומי הביצוע שלו, יש לפרט מהם "גופי המידע" שעל העובד לדעת על מנת להצליח לממש את תחומי הביצוע. מדובר במידע תיאורטי ולא במידע מעשי, בשונה ממרכיב המיומנויות. מרכיב זה משמש להכנת תיקי תוכן עבור העובד, או קריטריונים ממיינים במידה ומדובר בתואר אקדמי מסוים.
4. מיומנויות נדרשות – עבור כל מדד הצלחה ותחומי הביצוע שלו יש להגדיר מהן המיומנויות הנדרשות מבעל התפקיד על מנת לממש את תחומי הביצוע. המיומנויות יכולות להיות קוגניטיביות, מוטוריות, בינאישיות וכד', בהתאם למאפייני התפקיד ותחומי הביצוע שלו. מרכיב זה משמש בתהליך המיון וכן בתהליכי ההכשרה.
5. תכונות נדרשות – העמודה האחרונה בטבלה מציגה את תכונות האופי הנדרשות מהעובד. עמודה זו בדרך כלל משמשת למיון עובדים מתוך הנחה שבלתי אפשרי או לא כלכלי לפתח תכונות אלו במסגרת הכניסה לתפקיד. לדוגמא: לעובד היושב מרבית היום מול מסך מחשב דרושות תכונות שונות מחקלאי המעבד אדמה.

• מפת שותפי תפקיד -  תיאור סכמתי של שותפי התפקיד המרכזיים. המפה צריכה לכלול את שם התפקיד וכן את אופי הקשר בין התפקיד אותו אנו מנתחים לבין השותפים השונים. האם מדובר ביחסי כפיפות, עמיתים וכד'. נהוג לשרטט את המפה בצורת מעגלים כאשר במרכז נמצא התפקיד ומסביבות במעגלים הולכים ומתרחקים שאר שותפי התפקיד.
• תהליך העבודה המרכזי – תיאור סכמתי של תרשים זרימה, שתכליתו לתאר בפרק זמן מוגדר, (חודש, רבעון, חציון, שנה) המתאים למעגל החיים של התפקיד, את רצף הפעולות של העובד. לרוב תחומי הביצוע המפורטים בטבלת מרכיבי התפקיד מסייעים בבניית התהליך. גם כאן חשוב לציין כי מדובר במשימות ליבה החוזרות על עצמם ורלוונטיות לכל אדם הנושא את התפקיד וללא התייחסות לתקופות ייחודיות בתפקיד (כמו סיכום שנה).
• דילמות בתפקיד – מרכיב זה מכיל רשימה של מתחים המצויים בתפקיד כחלק אינהרנטי ואינם תלויים באדם המבצע את התפקיד. דילמה היא מתח בין שני קצוות בהם אין הכרעה מוחלטת וחד משמעית. הדילמות מסייעות לעובד להיערך אליהן ולהפחית חששות או תחושת תסכול.
• אתגרים בתפקיד – מרכיב זה מכיל רשימה של אתגרים שגם הם משקפים את התפקיד עצמו. האתגרים יכולים להיות קשורים לעבודה עם שותפי תפקיד מסוימים (ללא קשר לאדם הספציפי המבצע אותם) עם משימות מורכבות במיוחד או דברים הקשורים למבנה ארגוני כפיפות וכד'.

תהליך ניתוח תפקיד הוא ארוך ודורש מעורבות של מספר גורמים בארגון (אנשי הדרכה, מנהלים וכד'), אך על אף הקושי שבכתיבתו, תרומתו הרבה לארגון מצדיקה את קיומו.

קורס למנהלי ידע בעמותות

מחזור 2 של קורס למנהלי ידע בעמותות, עתיד להיפתח ב- 2/11, במרכז "שיתופים" ויועבר ע"י "אורטל ניהול ידע" לפרטים צרו קשר

נפתח קורס חדש "ניהול ידע בארגונים"

הקורס יפתח בנובמבר, בשיתוף פעולה של "אורטל ניהול ידע" ו"תפנית" ביה"ס למנהלים ופיננסיים של האוניברסיטה הפתוחה.

לפרטים והרשמה

"תפנית" בית הספר למנהלים ולפיננסים של אוניברסיטה הפתוחה וחברת "אורטל ניהול ידע" פותחים קורס ייחודי למנהלים בתחום ניהול הידע בארגונים. הקורס מיועד לבעלי תפקידים בארגונים עסקיים, ציבוריים וחברתיים אשר במסגרת תפקידם נדרשים לנהל את המידע והידע הארגוני, בין אם הם מוגדרים כמנהלי הידע ובין אם הם מבצעים זאת נוסף על תפקידם. הקורס ירוכז ע"י אורטל שמלץ, הבעלים והמנכ"ל של "אורטל ניהול ידע".

רקע אודות קורס ניהול ידע בארגונים:

בעידן הנוכחי, כמות המידע שאנו מייצרים היא עצומה, דינמית, ומשתנה באופן תדיר. הידע המקצועי הפך להיות כלי עבודה מרכזי בכל פעולה או החלטה שאנו נדרשים לבצע.
ניהול הידע הוא תחום שתכליתו מיצוי מרבי של המידע והידע הקיימים בארגון ובסביבתו, לשם קידום מטרותיו. האתגר המרכזי בארגונים הוא להפוך את המידע והניסיון שבהם מחזיקים אנשי המפתח בארגון - מידע סמוי, לא מאורגן, לא שיטתי ולא נגיש - למידע מאורגן, גלוי וזמין, לכל מי שהוא דרוש לו. במילים אחרות, צריך להפוך את הידע מנכס של האדם הבודד לנכס של הארגון כולו.

מטרות קורס ניהול ידע ארגוני:

• העמקת ההיכרות עם עולם המושגים ועם התשתית התיאורטית של תחום ניהול הידע ופיתוח בקיאות בהם.
• הקניית מיומנויות הובלה וביצוע תהליכי ניהול ידע ארגוניים בהתאם לתהליך העבודה המרכזי ולעקרונות המקצועיים בכל אחד משלבי העבודה.
• היכרות עם הכלים והמנגנונים לניהול ידע ועם אופן יישומם בארגון.
• יצירת קבוצת עמיתים המקיימת תהליכי למידה משותפים במהלך הקורס ולאחריו.

נושאי לימוד עיקריים:

• מבוא לניהול ידע - מאפייני עידן המידע ואתגרי הניהול, מושגים וגישות בניהול ידע, מרכיבי ניהול הידע (תרבות ארגונית, מידע וידע, תהליכי עבודה, מנגנונים וטכנולוגיות)
• תהליך ניהול הידע בארגון - מתודולוגיית ניהול הידע בארגון, אסטרטגיות ניהול ידע בארגון, אתגרי ניהול הידע
• תפקיד מנהל הידע בארגון - ניתוח התפקיד, עבודה עם שותפי תפקיד, היכרות עם מנהלי ידע בארגונים שונים
• איתור צורכי ידע - תהליך איתור צורכי ידע, הכרת ספקי וצרכני המידע בארגון, סדנת ריאיון וקבוצות מיקוד
• כלים ומנגנונים שאינם טכנולוגיים - מיפוי כלים ומגנונים לניהול ידע בארגון, הפקה וניהול לקחים, ניהול ישיבות ככלי ליצירה והפצה של ידע, שימור והעברת ידע בחילופי תפקידים, ארגון מידע (עצי ידע וכדומה), ניהול חדשנות בארגון, Best Practices, תיעוד מידע וכתיבת תכליתית/הדרכתית
• כלים ומגנונים טכנולוגיים - מבוא לטכנולוגיות מידע ותקשורת, פורטל ארגוני, מערכות לניהול קשרי לקוחות ( CRM/XRM), מערכות בינה עסקית (BI), קהילות ידע מקוונות, ניהול ידע חוץ-ארגוני באמצעות אתרי אינטרנט, איפיון מערכות מידע, עבודה עם ספקי תוכנה
• הרשת כזירה חברתית/שיווקית - הפסיכולוגיה של האינטרנט, מאפייני ודפוסי שימוש באינטרנט לאורך השנים, כלי web 2.0 - סקירה ושימוש (רשתות חברתיות, בלוגים, WIKI וכדומה), שימוש ברשת לקידום המטרות העסקיות
• הטמעה וניהול שינוי - אתגרי ההטמעה של פתרונות ניהול ידע, ניהול שינוי ארגוני, רתימת עובדים, שותפי תפקיד והנהלה, ניהול משא ומתן והתמודדות עם התנגדויות, תהליכי הטמעה, שיווק והדרכה
• אסטרטגיית ניהול הידע בארגון - אסטרטגיה ארגונית ומרכיבי ניהול הידע בה, הצגת ניתוחי אירוע ותירגול מעשי על ידי משתתפי הקורס

שיטת הלימוד:
הקורס ישלב למידה תיאורטית לצד למידה מהשדה המקצועי (ארגונים מנהלי ידע, מוצרים, חברות וכדומה), וכן דיונים, ניתוח ארועים, סימולציות תירגול מעשי של החומר הנלמד.

משך הקורס:
הקורס נלמד בהיקף של 60 שעות לימוד אקדמיות.

מס' הקורס באתר "תפנית": 63428

להרשמה לקורס