המידע בארגון גדל בכל רגע נתון ביחס הפוך לזמן שיש לעובדים ולמנהלים להשקיע בקטלוג ובחיפוש המידע. המידע מתועד במגוון של מקורות: קלסרים, תיקיות רשת משותפות, שולחן העבודה הפיזי והדיגיטאלי, על מנת להקל את תהליך התיעוד והאחזור של המידע עלינו לארגן את עצי הידע הארגוניים באופן קליט ופשוט.
המדד המשמעותי ביותר לארגון נכון של מידע הוא האם אנשים מסוגלים לאחזר אותו בזמן קצר והאם תוצאות החיפוש מציפות פריטים רלוונטיים.
על מנת לארגן את המידע הדיגיטאלי שלכם בצורה מיטבית יש להקפיד לפחות על ארבעת העקרונות שלהלן, בין אם מדובר בעץ ידע בפורטל הארגוני ובין אם אתם מארגנים את תיקיית המסמכים שלכם.
יש להגדיר את מבנה התכנים בארגון, כך שישקפו את תחומי הליבה והשפה הארגונית ויאפשרו התמצאות ויכולת אחזור גבוהה של התכנים. את כותרות התיקיות ניתן להגדיר במספר אופנים שונים:
אין שיטה אחת המתאימה לכל ארגון, או אפילו שיטה אחת המתאימה לכל יחידה בתוך הארגון. כל שיטה שתעמוד בכללים של אחזור פשוט ומהיר של מידע, ואשר משקפת את המידע בו עוסק הארגון מתאימה.
כמות התיקיות המומלצת בכל רמה נעה בין 5-9 תיקיות. ניתן להרחיב, אך יש לזכור כי ריבוי נושאים/תיקיות מייצר עומס וחוסר מיקוד של נושאי הליבה בהם אתם עוסקים.
ההיררכיה של התיקיות לא צריכה לעלות על 3 רמות עומק. כלומר שאין צורך ביותר משלושה "קליקים" כדי להגיע לפרטי המידע.
יש להקפיד על עקביות בבניית התיקיות על מנת להגביר את ההתמצאות של בעלי תפקידים שונים במגוון תחומים.
את העקרונות הנ"ל ניתן ליישם בכל כלי בו אתם מארגנים מידע דוגמת: תוכנת הדואר הארגונית, מאגר מסמכים משותף וכד'.
"שפה" היא תופעה ייחודית לבני האדם, היא המאפשרת לקודד, להעביר מידע ולכונן מערכות יחסים. השפה מעצבת חשיבה ומאפשרת ליצור רעיונות. היא משקפת את תרבותם של בני האדם בחברות שונות ומעצבת את זהותם.
חשיבותה של השפה באה לידי ביטוי גם בארגונים. השפה הארגונית מבטאת את הערכים ואת המידע/התחום בו עוסק הארגון.
דוגמאות לאתגרים ומכשולים הנובעים מפערים בשפה הם למשל: עובדים חדשים המשקיעים מאמץ רב להבין את עולם המושגים והשפה בה נהוג להשתמש.
ההתחקות שלהם אחר השפה ארגונית רלוונטית גם לגבי מונחים מקצועיים אך גם לגבי מידת הרשמיות בה נוהגים כאשר מדברים עם בעלי תפקידים שונים, סגנון השפה המקובל וכד'. דוגמא נוספת היא כאשר מנסים לאתר מסמך כלשהו ונתקלים בתיקיות או עץ ידע בפורטל הארגוני הנושאים שמות שרק מי שכתב אותן עומד על משמעותם.
ליצירת שפה ארגונית אחידה יש חשיבות גדולה ביצירת תחושת שייכות לארגון, ביכולת לארגן ולהעביר את הידע בתוך הארגון ומהארגון החוצה. ביצירת סטנדרטיים זהים ומחייבים, בשימוש נכון במונחים מקצועיים המשקפים את מידת המומחיות של העובדים ושל הארגון עצמו.
בעבודה עם לקוחות אנחנו מנסים או נדרשים לתווך עולם מושגים מקצועי שאינו בהכרח מוכר ללקוח. האתגר הוא לתאר את המוצר או השירות באופן שהלקוח יבין אותו ואת הקשר לעולם המושגים שלו. האתגר הזה בא לידי ביטוי בארגונים המוכרים שירותים לא מוחשיים, מוצרים טכנולוגיים המאופיינים בריבוי של מונחים טכניים וכד'.
ההתמודדות עם הפער בשפה מתבצע באמצעות שימוש בדוגמאות מעולמו של הלקוח, ניסוח משפטים שאינם מכילים את המונחים עצמם אלא את המשמעות שלהם, שימוש בתמונות המאפשרות ויזואליה של המידע, אספקת מידע מורחב באמצעות מדריכים וקטלוגים המאפשרים ללקוח לקרוא בזמנו החופשי את החומר ולהעמיק בו.
ניהול הידע מושתת על היכולת של אנשים לתקשר ולהעביר מידע ביניהם. מבלי שתהיה שפה משותפת והבנה הדדית של אוצר המילים המקצועי לא נוכל לקיים תהליכי ניהול הידע. הדבר משליך על יכולת השיח הבסיסית ביותר בתוך ומחוץ לארגון, דרך האופן בו מקוטלג המידע בארגון ועד לפיתוח ידע חדש.
האחד, בהיבט האישי-תרבותי, לאפשר לעובד כניסה "חלקה" לארגון. ליצור אצלו ואצל הסובבים תחושת שייכות ולהפחית את תחושת הזרות והניכור המתלווים לא פעם לתהליך כניסה לתפקיד. תפקיד השפה בהקשר הזה הוא ליצור מעין "גשר" בין העובד החדש לארגון.
האתגר השני הוא להצליח לייצר רציפות של ידע בהחלפת בעלי תפקידים. אחד המרכיבים הבסיסיים ביותר המאפשרים את "העברת המקל" היא היכולת של העובד לרכוש את השפה המקצועית והבינאישית הנהוגה בארגון. עובד בעל "כישורי שפה" יסגל לעצמו מהר מאד את השפה הנהוגה בארגון ויוכל לעשות בה שימוש על מנת לקיים שיח מקצועי עם בעלי התפקידים, לקרוא ולהבין מסמכים מקצועיים וכד'.