"שפה" היא תופעה ייחודית לבני האדם, היא המאפשרת לקודד, להעביר מידע ולכונן מערכות יחסים.  השפה מעצבת חשיבה ומאפשרת ליצור רעיונות. היא משקפת את תרבותם של בני האדם בחברות שונות ומעצבת את זהותם. 

חשיבותה של השפה באה לידי ביטוי גם בארגונים. השפה הארגונית מבטאת את הערכים ואת המידע/התחום בו עוסק הארגון.

השפה עשויה להיות מרכיב המאחד את העובדים בארגון, אך באותה העת היא עשויה להוות מחסום ולהקשות על השיח.

דוגמאות לאתגרים ומכשולים הנובעים מפערים בשפה הם למשל: עובדים חדשים המשקיעים מאמץ רב להבין את עולם המושגים והשפה בה נהוג להשתמש.

ההתחקות שלהם אחר השפה ארגונית רלוונטית גם לגבי מונחים מקצועיים אך גם לגבי מידת הרשמיות בה נוהגים כאשר מדברים עם בעלי תפקידים שונים, סגנון השפה המקובל וכד'. דוגמא נוספת היא כאשר מנסים לאתר מסמך כלשהו ונתקלים בתיקיות או עץ ידע בפורטל הארגוני הנושאים שמות שרק מי שכתב אותן עומד על משמעותם.  

ליצירת שפה ארגונית אחידה יש חשיבות גדולה ביצירת תחושת שייכות לארגון, ביכולת לארגן ולהעביר את הידע בתוך הארגון ומהארגון החוצה. ביצירת סטנדרטיים זהים ומחייבים, בשימוש נכון במונחים מקצועיים המשקפים את מידת המומחיות של העובדים ושל הארגון עצמו.

השפה היא "כרטיס הכניסה" לארגון מצד עובדים חדשים אבל גם מהווה בסיס לשיח של הארגון עם הסביבה שלו – לקוחות, ספקים ומתחרים.

בעבודה עם לקוחות אנחנו מנסים או נדרשים לתווך עולם מושגים מקצועי שאינו בהכרח מוכר ללקוח. האתגר הוא לתאר את המוצר או השירות באופן שהלקוח יבין אותו ואת הקשר לעולם המושגים שלו. האתגר הזה בא לידי ביטוי בארגונים המוכרים שירותים לא מוחשיים, מוצרים טכנולוגיים המאופיינים בריבוי של מונחים טכניים וכד'.

ההתמודדות עם הפער בשפה מתבצע באמצעות שימוש בדוגמאות מעולמו של הלקוח, ניסוח משפטים שאינם מכילים את המונחים עצמם אלא את המשמעות שלהם, שימוש בתמונות המאפשרות ויזואליה של המידע, אספקת מידע מורחב באמצעות מדריכים וקטלוגים המאפשרים ללקוח לקרוא בזמנו החופשי את החומר ולהעמיק בו.

ניהול הידע מושתת על היכולת של אנשים לתקשר ולהעביר מידע ביניהם. מבלי שתהיה שפה משותפת והבנה הדדית של אוצר המילים המקצועי לא נוכל לקיים תהליכי ניהול הידע. הדבר משליך על יכולת השיח הבסיסית ביותר בתוך ומחוץ לארגון, דרך האופן בו מקוטלג המידע בארגון ועד לפיתוח ידע חדש.

בקליטת עובדים חדשים ישנם שני אתגרים מרכזיים

האחד, בהיבט האישי-תרבותי, לאפשר לעובד כניסה "חלקה" לארגון. ליצור אצלו ואצל הסובבים תחושת שייכות ולהפחית את תחושת הזרות והניכור המתלווים לא פעם לתהליך כניסה לתפקיד. תפקיד השפה בהקשר הזה הוא ליצור מעין "גשר" בין העובד החדש לארגון.  

האתגר השני הוא להצליח לייצר רציפות של ידע בהחלפת בעלי תפקידים. אחד המרכיבים הבסיסיים ביותר המאפשרים את "העברת המקל" היא היכולת של העובד לרכוש את השפה המקצועית והבינאישית הנהוגה בארגון. עובד בעל "כישורי שפה" יסגל לעצמו מהר מאד את השפה הנהוגה בארגון ויוכל לעשות בה שימוש על מנת לקיים שיח מקצועי עם בעלי התפקידים, לקרוא ולהבין מסמכים מקצועיים וכד'.

"עובדי ידע, הם עובדים בעלי דרגה גבוהה של השכלה, מומחיות או ניסיון, אשר החלק העיקרי בעבודתם קשור ליצירה, הפצה או יישום של ידע"  (Davenport ,2005)

אחד ממאפייניו הבולטים של עידן המידע, הוא מעבר מכלכלת מוצרים לכלכלת מידע, בה העושר נוצר ממוצרי מידע (פטנטים, טכנולוגיות וכדומה), והעובדים בה הם עובדי ידע.

לעובדי הידע מספר מאפיינים ייחודיים, אליהם יש להתייחס בארגון סביבת העבודה, באתגרים שמציבים להם, וכן בשיטות הניהול, באמצעותן מניעים אותם לפעולה בארגון.

מאפייני עובדי הידע:

• באופן התנהלותם, עובדי הידע דומים לעובדים עצמאים, יותר מאשר לעובדים שכירים. הם לא עוזבים את העבודה שלהם במשרד, אלא לוקחים אותה איתם הביתה. תחושת האחריות שלהם כלפי העבודה המקצועית, היא גדולה מאד.  

• עובדי הידע, מעריכים את הידע והכישורים שלהם, ומצפים לקבל את ההכרה והיוקרה הנלווית אליהם. עובדי הידע, מצפים לתפקידים בעלי משמעות וערך בארגון, וכן להכרה בהם כמומחים בתחומם.

• עובדי הידע, מצפים לקבל עצמאות רבה יותר בתפקידם, ויכולת ניהול עצמי של הזמן, המשימות והתהליכים הנלווים לו.

•  תקני מצוינות מקצועיים, הם בעלי משמעות רבה יותר כלפי המוטיבציה של עובדי הידע, מאשר צורת משמעת, הנכפית על ידי שיטות ניהול מסורתיות.

• עובדי הידע זקוקים למרחב, כדי לעזור לארגון להגיע לפתרונות הרלוונטיים.
• ההתפתחות של עובד הידע בארגון, תלויה ברצון וביכולת של העובד והמעסיק, לחבר בין האינטרסים האישיים שלו לבין מטרות הארגון. כתוצאה מחיבור זה, העובד יהיה נכון לשתף בידע, ולהעלות הצעות, יוזמות, הערות והכוונות כלפי הדרגים הגבוהים. 
• עובד הידע, נמצא בקשר עם הלקוח או עם המשימה, ומחויב לפתח רגישות גבוהה לשינויים בסביבה.

ארגון המעוניין לשרוד בעולם התחרותי של היום, מחויב ליישם ולשלב ידע ללא הפסקה, על-מנת ליצור ערך חדש עבור לקוחותיו, לאורך זמן. לשם כך, עליו לעודד את עובדי הידע, לתרום ממומחיותם וניסיונם לטובת הארגון.

תפקידם של  המנהלים בהובלת עובדי הידע הוא:

• מעבר משליטה וניהול של אנשים, לאינטגרציה וסנכרון של תהליכי עבודה - ביצוע תהליכי סנכרון, תיאום, ייצוג וחדשנות בקרב עובדי הארגון.
• ביצוע תהליכים שיטתיים ומתמשכים, העוסקים באינטגרציה של מידע מכלל הארגון.
• תיאום בין האינטרסים האישיים של העובד,  לבין המטרות הארגוניות, והגברת המוטיבציה לשיתוף ופיתוח ידע חדש בקרב העובדים.
• חשיפת האסטרטגיה העסקית של הארגון לעובדים, והעלאת רגישותם של העובדים לשינויים הסביבתיים, הדורשים מהם גמישות, התאמה וחדשנות.
• שימוש במבנה ארגוני מבוזר, שתפקידו להעניק אוטונומיה וסמכויות לעובדי הידע; הם חופשיים להחליט כיצד לנהל את היחידה או את התחום שלהם, והם מי שקובעים את מטרותיהם, ואחראים להשיגן.