ניהול הידע נועד לתמוך ולממש את תהליכי האיתור, הלכידה, הארגון, ההפצה והפיתוח של ידע חדש בארגון. מימוש תהליך שיטתי זה מחייב את מעורבותו של הארגון כולו מהמנכ"ל ועד אחרון העובדים. ישנם מספר גורמי מפתח בארגון אשר שיתופם בחשיבה על ניהול הידע ברמה האסטרטגית תסייע בהובלתו ובמימושו לאורך זמן:

א. ספקי המידע- כל בעל תפקיד בארגון המייצר מידע, מומחה תוכן בתחום ואדם המצוי בצומת בה נצבר מידע רב. חשוב לשתף את הפונקציות הללו בתהליך איתור הצרכים כמי שעתיד לספק את המידע על גבי הכלים והתהליכים שיבנו. בחלק מהמקרים ספק המידע נמצא מחוץ לארגון, לדוגמא: לקוחות, ספקים וכד'.

ב. צרכני המידע- בעלי תפקידים אשר עתידים לבצע פעולות קונקרטיות באמצעות המידע אודותיו מתבצע איתור הצרכים, היינו כלל העובדים בארגון. בתהליך איתור הצרכים יש להבין את צורכי המידע, השימושים המרכזיים הנעשים במידע המועבר וכן את תהליך זרימת המידע על  פי נקודת מבטם. חשוב לשתף את צרכני המידע בתהליך איתור הצרכים שכן כל פתרון שיינתן ייבנה קודם כל בהתאם לצרכים ולאופני צריכת המידע שלהם.

ג.יועץ ארגוני- תפקידו של היועץ הארגוני לספק מידע אודות ההיבטים התרבותיים הקשורים לניהול הידע (מוטיבציות, התנגדויות וכד'), אשר יסייעו בבניית תמונת המצב, הגדרת הפתרונות וכן שיטות הטמעה מתאימות לארגון הספציפי.

ד.אנשי האו"ש (ארגון ושיטות)- בחלק מהארגונים ישנה פונקציה האחראית על תחום האו"ש (ארגון ושיטות) המובילה את תהליכי העבודה והנהלים בארגון. מכיוון שתחום ניהול הידע נדרש להשתלב ולעיתים אף לטייב את תהליכי העבודה, ישנה חשיבות רבה לשילובם של אנשי האו"ש בתהליך. תרומתם המרכזית היא הבנת תהליכי העבודה כפי שצריכים להתבצע במצב ה"רצוי" וכפי שמתבצעים במצב ה"מצוי",  ויסייעו בהשתלבות ניהול הידע בתהליכים הארגוניים.

ה. אנשי המחשוב/מערכות מידע- מרבית הארגונים מממשים את תחום ניהול הידע באמצעים טכנולוגיים. במידה והוגדרו פתרונות ממוחשבים יש לשלב את אנשי המחשוב ומערכות המידע בתהליך כמי שיהיו שותפים משמעותיים בשלב התכנון והמימוש.

ו. מנהלים- תהליכי ניהול ידע מוצלחים מתקיימים רק כאשר הנהלת הארגון מחויבת ומובילה את התהליך. רצוי כי הדרג הניהולי ילווה את התהליך בכל אחד מן שלבי העבודה, אך מכיוון שזמנם של מנהלים מוקדש לנושאים רבים, יש לערבם בתהליך בצמתים קריטיים בהם יש צורך בהכרעה ובקידום התהליך.

ניהול הידע אינו פרויקט חד פעמי הבא לידי ביטוי בהקמת פורטל ארגוני, מערכת מידע או ישיבה שתכליתה שיתוף בידע. ניהול הידע הוא תהליך שיטתי המתקיים בארגון כחלק אינטגראלי מהעבודה היומיומית ומושתת על תרבות ארגונית המעודדת חקירה, למידה ושיתוף. מלבד האתגר הגדול בקיום תהליך שיטתי של ניהול ידע ישנם 4 אתגרים מרכזיים עימם נדרש הארגון להתמודד:

1. שינוע והעברת מידע/ידע- האתגר מתמצא בהנגשת המידע הנכון, לאדם הנכון בזמן הנכון. העברת המידע והידע בתוך ומחוץ לארגון דורשים התגברות והתמודדות עם ידע שאינו מובנה, מפתוח וקטלוג נכון של המידע הארגוני ושימוש בכלים המאפשרים נגישות אליו. לא פעם המקור המרכזי לקשיים בתחום זה הם פערי הידע אצל העובדים עצמם; האם העובד יודע מה הנושאים אותם הוא חסר? האם הוא יודע את שאינו יודע?

2. מוטיבציה לשיתוף בידע - אתגר תרבותי ואנושי ממדרגה ראשונה, המתייחס לעובדים אשר המוטיבציה שלהם לשתף בידע נמוכה. הסיבות להיעדר המוטיבציה לתרום ולשתף בידע נובעים לעיתים מחשש של העובד: שלא יזדקקו לו יותר, שתיווצר לו תחרות מבית, שדבריו יוצאו מהקשרם ויעשה בהם שימוש לא מקצועי וכד'.

3. חסכים בטכנולוגיה- היעדר, מחסור או חוסר התאמה של טכנולוגיות מידע אשר תפקידן לתמוך בתיעוד והעברת המידע והידע בתוך ומחוץ לארגון. ישנו אתגר גדול לתרגם את הצרכים הארגוניים למכלול של כלים ומנגנונים התומכים את ניהול הידע, הוצאות כספיות גבוהות, הכשרת כוח אדם מקצועי לשימוש וניהול המערכות וכן שינוי הרגלי עבודה בגין הטמעה של טכנולוגיות חדשות.

4. עומס מידע- מתייחס למצב בו נצבר מידע רב בארגון והוא אינו מנוהל באופן המאפשר לעובדים לאתר את המידע הרלוונטי להם. עומס המידע עלול לגרום לבזבוז רב של זמן, לחוסר בהירות לגבי המידע העדכני, לכפילות חומרים ולתחושה כללית של בלבול וחוסר בהירות. כבר רבות נאמר כי עודף מידע כמוהו כהיעדר מידע.  על הארגון להגדיר את תחומי הליבה בהם ראוי וכדאי לנהל את הידע ולקיים תהליך שוטף של טיוב מאגרי המידע וספריות המסמכים למיניהן.

ניהול הידע הוא תחום אינטרדיסציפלינרי העוסק בכלל הרבדים של הארגון; הגלויים והסמויים, הטובים והדורשים שיפור, בדרגי העובדים לצד דרגי ההנהלה וכד'. ככזה הוא מגלם בתוכו אתגרים רבים חלקם שכיחים ומתקיימים בכלל הארגונים וחלקם ספציפיים למאפייני הארגון הבודד. המודעות לאתגרים אלו וקיום תהליך מקצועי וסדור יסייע בהתמודדות עם אתגרים אלו וברתימת לטובת הצלחת התהליך. 

שאיפתנו היא להפוך את הידע של העובד הבודד, לנכס של הארגון כולו.

ניהול משאבי הידע של הארגון איננה מטרה העומדת בפני עצמה, אלא פרקטיקה ושיטה ניהולית התורמת להשגת מטרות ויעדי הארגון.
"אורטל ניהול ידע" מתמחים בתחומי המידע והידע. אנו מספקים לארגונים וחברות שירותים בתחומי המידענות העסקית, ניהול הידע ופיתוח הדרכה. שילוב של שלושת תחומי המומחיות הללו מהווים יתרון ייחודי של "אורטל ניהול ידע" הבא לידי ביטוי במתן מענה שלם ללקוחותינו.
אנו מספקים שירותים של איסוף ועיבוד מידע הקיים בסביבה החיצונית של הארגון וניהול הידע והמומחיות הקיימים בתוך הארגון.

הפתרונות שאנו מיישמים מושתתים על מנגנונים טכנולוגיים, כתובים ובינאישיים הנמצאים בחזית עולם המידע. הכלים העומדים לרשותנו יאפשרו זרימה של הידע בין כל חלקי הארגון, תיעוד המידע וצבירת ה"הון האינטלקטואלי", תוך כדי ביצוע המשימות וכחלק משגרת העבודה ולא כפעולה המתבצעת בדיעבד.

לכל ארגון ישנם מאפיינים הייחודיים רק לו.

הפתרונות שאנו מיישמים מותאמים לאופיו התרבותי של הארגון, פרופיל הלקוחות והעובדים שלו, התשתיות הטכנולוגיות הזמינות, שיטות הניהול הקיימות בארגון וכמובן, המידע והידע המקצועי הרלוונטי.
לצד התייחסות ומענה לצרכים הייחודיים של כל לקוח אנו מביאים לידי ביטוי את ניסיון העבודה העשיר שלנו עם מגוון רחב של ארגונים, חברות ועסקים - מעמותות דלות תקציב ועד לארגונים בינלאומיים.

תפיסת העולם שלנו דוגלת בכך שיש לייצר תשתיות ארגוניות אצל הלקוח שיאפשרו לו לפעול לאורך זמן בעצמאות וללא תלות בגורם חיצוני. היכולת המקצועית של הצוות שלנו בשילוב עם המתודולוגיות הייחודיות שפותחו ב"אורטל ניהול ידע", ממצבים אותנו כחברה המובילה בתחום ניהול הידע בישראל.

המידע הנכון, ולא יותר מזה

החבילה השלימה – חיפוש מידע, בדיקתו ואריזתו

אחד המאפיינים הבולטים של תקופתנו, הוא כמות המידע העצומה שמייצר, מעבד ומאחסן האדם המודרני. בשיאו של עידן המידע, הופך העובד הממוצע באירגון או בעסק שלכם, למומחה עתיר ידע בתחומו - הן בגלל הידע המקצועי והמיומנות בתפעול הטכנולוגיות, שהפכו לכלי עבודה המשולב כמעט בכל פעולה, והן בגלל מגמת ריבוי ההתמחויות בימינו - רמת ההתמחות הפרטנית של כל עובד ועובד היא גדולה יותר, וכל בעל תפקיד באירגון אוחז במצבור ידע עשיר, רחב ולא מתועד ברובו.

ניהול ידע - עושים סדר בבלאגן 

• מיפוי והגדרת הידע הדרוש ועבור איזו פעולה הוא דרוש.

• איתור הידע – בדיקה האם הידע קיים בתוך האירגון והיכן הוא נמצא, ואם הוא חסר, איתור מקורות ידע חיצוניים, והבאת הידע הנחוץ לתוך האירגון.

• התאמת מנגנונים וכלים של ניהול ידע לאירגון – התאמת כלים טכנולוגיים כגון פורטל אירגוני, מערכת לניהול מסמכים, מערכת C.R.M, ו/או כלים אירגוניים, כמו פיתוח שיטות להפקת לקחים, סיכום פגישות ודיונים בארגון, הפקת מדריכים כתובים, תיקון נהלי עבודה ועוד.

• אירגון ואריזת הידע - באופן כזה שיהיה קל לעובדים השונים לצרוך אותו ולהשתמש בו. 

• הטמעה של פתרונות הידע באמצעות שיווק, הדרכה והקניית הכלים הדרושים לעובדים, במטרה להפוך אותם לעצמאים, בכל הנוגע לניהול נכון של הידע העומד לרשותם.

"אורטל - ניהול ידע" – חליפה תפורה לפי מידה

"היינו יכולים להיות ארגון נהדר, אילו רק ידענו את מה שאנחנו כבר יודעים"

המטרה המרכזית של תחום ניהול הידע, היא להפוך את הידע והניסיון של העובדים בארגון או בעסק, מידע סמוי, לא מאורגן ולא נגיש, למידע גלוי, מעובד, מאורגן וזמין לכל דורש.

או בקצרה להפוך את הידע של האדם הבודד, לנכס של הארגון כולו.    

הצוות שלנו מתמחה ועוסק בתחומי ניהול הידע ופיתוח ההדרכה השונים, וילוו את ארגונכם בכל שלבי התהליך: מאיתור הצרכים והגדרת התוכנית האסטרטגית, דרך בניית הפתרונות הנדרשים ועד להטמעתם בארגון.

 שאיפתנו היא להפוך את הארגון או העסק שלכם לעצמאי, ולהביאו למצב שבו הוא מנהל את הידע שלו, ללא כל תלות באנשי המקצוע שלנו.